PENGKODEAN AKUN

Pengertian

            Akun atau perkiraan adalah suatu daftar untuk mengelompokkan transaksi-transaksi yang sejenis. Dalam Standar Akuntansi Keuangan (SAK) akun dapat digolongkan menjadi dua yaitu:

1.      Akun riil

Akun riil atau akun permanen adalah akun yang saldo-saldonya pada akhir tahun periode akuntansi dipindahkan ke neraca. Contohnya: harta, hutang dan modal.

2.      Akun nominal

            Akun nominal atau akun laba rugi adalah akun yang saldo-saldonya pada akhir periode akuntansi dipindahkan ke laba rugi untuk pembuatan laporan laba rugi.

Penggolongan akun:

1.      Aktiva/aset/harta, adalah sumber daya yang dikuasai oleh perusahaan sebagai akibat dari peristiwa masa lalu, dan memiliki manfaat ekonomi dimasa depan yang diperoleh perusahaan. Aktiva terdiri dari:

a.    aktiva lancar

aktiva lancar adalah aktiva yang berbentuk uang tunai maupun aktiva lainnya yang dapat ditukarkan dengan uang tunai dalam jangka waktu satu tahun. Contohnya: piutang dagang, biaya atau beban dibayar dimuka, surat berharga, kas, emas batangan , persediaan barang dagang, pendapatan yang akan diterima.

b.    aktiva tetap

aktiva tetap adalah aktiva yang menunjang kegiatan operasional perusahaan yang sifatnya permanen kepemilikannya. Contohnya: gedung, mobil, peralatan, dan perlengkapan kantor.

c.    aktiva tak berwujud

aktiva tak berwujud adalah aktiva yang tidak memiliki bentuk tetapi sah dimiliki perusahaan dan dapat menghasilkan keuntungan bagi perusahaan. Contohnya: merk dagang, hak paten, hak cipta, hak pengusahaan hutan/ hph, franchise, goodwill.

2.      Kewajiban/utang, adalah tanggung jawab perusahaan pada saat ini yang timbul dari peristiwa masa lalu, yang penyelesaiannya diperkirakan akan membutuhkan sumber daya perusahaan. Kewajiban terdiri dari:

a.       Kewajiban jangka pendek/utang lancar

Kewajiban jangka pendek dalah kewajiban yang harus dilunasi dalam tempo satu tahun. Contohnya: utang dagang, beban yang harus dibayar, utang pajak, pendapatan diterima dimuka.

b.      Kewajiban jangka panjang

Kewajiban jangka panjang adalah kewajiban yang harus dilunasi lebih dari setahun. Contohnya: utang hipotek, utang obligasi yang jatuh tempo lebih dari setahun, utang pinjaman jangka panjang.

3.      Modal/ekuitas

Modal adalah hak milik atas kekayaan dan harta perusahaan yang berbentuk utang tak terbatas suatu perusahaan kepada pemilik modal hingga jangka waktu tidak terbatas. Rumus modal adalah aset dikurangi dengan kewajiban/hutang

4.      Pendapatan, adalah aliran masuk atau peningkatan lain atau penurunan kewajiban perusahaan sebagai akibat dari aktivitas penyerahan/penjualan atau pembuatan barang, jasa atau aktivitas lain yang merupakan kegiatan utama perusahaan yang dilakukan secara terus menerus.

a.       Pendapatan usaha

b.      Pendapatan di luar usaha

5.      Beban, adalah arus kas keluar atau penggunaan lain atas aktiva atau peningkatan kewajiban karena penyerahan atau pembuatan barang, jasa atau melakukan aktivitas lain yang merupakan kegiatan utama perusahaan yang dilakukan secara terus menerus.

a.       Beban usaha

b.      Beban di luar usaha

Kode akun adalah suatu penamaan/penomoran yang dipergunakan untuk mengklasifikasikan pos atau rekening. Setiap jenis pos dalam satu sitem akuntansi harus memiliki kode atau nomor yang dapat dikelompokkan dalam enam jenis kategori yaitu:

1.      Aset

2.      Liabilitas

3.      Ekuitas

4.      Pendapatam

5.      Harga pokok penjualan

6.      Beban

Jenis

1.      Kode Numerial

Kode numerial adalah pemberian kode dengan menggunakan angka pada akun-akun tersebut yang dimulai dari angka 0 sampai dengan 9. Dalam sistem kode numerial dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a.       Kode B

Dalam kode blok tiap kelompok akun diberi kode secara berurutan dari nomor kode terkecil sampai nomor kode terbesar

Contoh : Kelompok Kode Harta 100 – 199

Utang 200 – 299

Modal 300 – 399

Pendapatan 400 – 499

Beban 500 – 599

b.      Kode Kelompok

Akun-akun diberi kode tersendiri yang terdiri dari kelompok aktiva, utang, modal, pendapatan dan modal dan setiap kelompok dibagi menjadi golongan dan tiap golongan dibagi menjadi jenis akun.

Contoh : Nomor akun 111 kas

Nomor kode Arti

1 1 1

Jenis akun : Kas

Golongan : Aktiva lancer

Kelompok : Aktiva

2.      Kode decimal

Kode desimal adalah cara pemberian kode menggunakan angka, masing-masing angka menunjukkan kelompok, golongan dan jenis akun. Dalam sistem ini kelompok akun sudah ditentuksn dalam rubrik-rubrik, kemudian rubrik-rubrik tersebut dijabarkan ke dalam golongan dan jenis akun/perkiraan.

Contoh : Rubrik 5 Akun Beban

5.1 Beban usaha

5.1.1 Beban gaji bagian kantor

5.1.2        Beban gaji bagian toko

3.      Kode Mnemonic

Kode mnemonic adalaah pemberian kode dengan menggunakan huruf yang berdasarkan huruf awal akun.

Contoh:           A         = Aktiva

AL       = Aktiva Lancar

AL-K = Aktiva Lancar Kas

4.      Kode kombinasi huruf dan angka

Kode kombinasi huruf dan angka yaitu pemberian kode dimana untuk kelompok dan golongan menggunakan huruf dan untuk jenis akun menggunakan angka.
Contoh:           Aktiva Lancar Kas                  = AL-01

Aktiva Lancar Piutang            = AL-02

Fungsi

Dalam suatu sistem akuntansi perusahaan pemberian kode akun sangat tergantung pada keanekaragaman transaksi dan jumlah transaksi yang terjadi. Semakin banyak dan kompleksnya transaksi yang terjadi menyebabkan semakin banyak pula kode akun yang akan digunakan.

Kode akun itu dicantumkan untuk memudahkan proses pencatatan, pencarian dan penyimpanan serta pembebaban yang dituju pada setiap akun.

1. Meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional, akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh lebih rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan dengan tanpa kode akun.
2. Meningkatkan control pencatatan, kode akun menjadi identitas transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat oleh para pengguna. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih mudah dikontrol, dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan menilai absah atau tidaknya suatu catatan, maupun untuk menilai informasi dalam rangka pengambilan keputusan pengguna informasi yang bersangkutan.
3. Mempermudah perbaikan atau penyesuaian, maksudnya yaitu tindakan-tindakan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan-catatan yang mengalami perubahan karena kejadian atau transaksi tambahan ataupun karena kesalahan yang dilakukan oleh para pengguna.
4. Mempermudah pemrosesan atas hasil-hasil catatan, dengan kode akun yang efektif, maka seluruh pemrosesan data atau hasil-hasil catatan akan dapat dilakukan dengan mudah dan jauh lebih terkontrol.
5. Mempermudah penyusunan laporan, kode akun yang baik menjadi modal bagi pembuatan laporan-laporan yang baik, dan ini artinya memberikan dasar bagi  pengambilan keputusan.
6. Mempermudah pembaca laporan dari berbagai pihak untuk pengambilan keputusan.

Selain manfaat yang telah disebutkan diatas, keberadaan kode akun di dalam struktur pemrosesan suatu sistem juga akan mempermudah pelaksana pemrosesan, karena rata-rata dari mereka lebih hafal dengan kode akunnya dari pada nama akunnya.

Analisis Transaksi

Sebagai contoh transaksi-transaksi yang terjadi pada perusahaan bengkel Surya Motor selama bulan Januari 2005 sebagai berikut:

a.  Transaksi 1 (T1)

Perusahaan menerima uang tunai dari Surya sebagai pemilik sebesar Rp 50.000.000,00 sebagai setoran modal.

          Analisa Transaksi

Bagi perusahaan aktiva bertambah sebesar Rp 50.000.000,00 dan mengakibatkan timbulnya hak Surya atas aktiva perusahaan dalam bentuk investasi sebesar Rp 50.000.000,00. Perubahan ini akan tampak pada persamaan dasar akuntansi:

b.  Transaksi 2 (T2)

          Surya Motor membeli peralatan secara kredit seharga Rp 30.000.000,00/

          Analisa Transaksi

Di satu sisi mengakibatkan penambahan aktiva dalam bentuk peralatan bengkel, di sisi lain mengakibatkan timbulnya utang sebesar Rp 30.000.000,00. Perubahan ini akan tampak pada persamaan dasar akuntansi

c.   Transaksi 3 (T3)

Surya Motor membeli perlengkapan bengkel seperti mur, baud dan pelumas seharga Rp 2.000.000,00 dibayar tunai

          Analisa Transaksi

Di satu sisi aktiva bertambah berupa perlengkapan seharga Rp 2.000.000,00, di sisi lain aktiva kas berkurang sebesar Rp 2.000.000,00. Perubahan ini akan tampak pada persamaan dasar akuntansi

d.  Transaksi 4 (T4)

Untuk pekerjaan yang telah diselesaikan, Surya Motor menerima pembayaran Rp 8.000.000,00
Analisa Transaksi

Transaksi tersebut mengakibatkan penambahan aktiva kas sebesar Rp 8.000.000,00 dan bertambahnya penghasilan mengakibatkan modal Surya bertambah Rp 8.000.000,00. Dalam persamaan dasar akuntansi.

e.   Transaksi 5 (T5)

Surya Motor menyerahkan pekerjaan yang telah selesai seharga Rp 1.000.000,00. diterima pembayaran Rp 600.000,00 dan sisanya akan dibayar kemudian.

Analisa Transaksi

Transaksi di atas mengakibatkan bertambahnya kas sebesar Rp 600.000,00 dan timbulnya tagihan sebesar Rp 400.000,00. Di sisi lain bertambahnya penghasilan mengakibatkan  penambahan ekuitas. Dalam persamaan dasar akuntansi

f.   Transaksi 6 (T6)

Pada bulan Surya Motor membayar beban gaji pegawai sebesar Rp 3.000.000,00 dan beban sewa Rp 1.000.000,00.

Analisa Transaksi

Transaksi di atas mengakibatkan kas berkurang sebesar Rp 4.000.000,00 dan pembayaran beban mengakibatkan berkurangnya modal Surya.  Dalam persamaan dasar akuntansi

g.  Transaksi 7 (T7)

Surya Motor menyerahkan cek sebesar Rp 15.000.000 untuk membayar sebagian utangnya atas pembelian peralatan. Analisa Transaksi Pengaruh transaksi di atas mengakibatkan aktiva kas berkurang dan utang juga berkurang masing-masing sebesar Rp 15.000.000. Dalam persamaan dasar akuntansi

h.  Transaksi 8 (T8)

Pada akhir bulan Januari 2005 diadakan pemeriksaan dan penghitungan terhadap sisa perlengkapan bengkel. Terdapat sisa perlengkapan bengkel seharga Rp 1.200.000,00.

          Analisa Transaksi

Saldo perlengkapan pada persamaan dasar akuntansi di atas sebesar Rp 2.000.000,00. Dengan demikian perlengkapan yang habis dipakai sebesar Rp 2.000.000,00 – Rp 1.200.000 = Rp 800.000,00. Pengaruh dalam persamaan dasar akuntansi

i.    Transaksi 9 (T9)

Surya mengambil uang tunai dari kas Surya Motor sebesar Rp 1.000.000,00 untuk keperluan pribadinya.

          Analisa Transaksi

Pengambilan aktiva perusahaan untuk keperluan pribadi pemilik disebut prive pemilik (drawing). Pengaruh transaksi tersebut mengakibatkan pengurangan terhadap aktiva kas dan modal masing-masing sebesar Rp 1.000.000,00. dalam persamaan akuntansi

Analisis Akun

Analisis Pengaruh Transaksi Terhadap Akun

Semua transaksi yang terjadi di perusahaan akan dicatat dalam buku harian. Untuk mencatat transaksi ke dalam buku harian ini diperlukan analisis setiap transaksi yang terjadi secara cermat. Analisis transaksi ini merupakan langkah yang paling kritis dalam siklus akuntansi karena langkah ini akan mempengaruhi langkah berikutnya. Analisis diperlukan untuk memahami pengaruh transaksi terhadap akun-akun yang ada dalam persamaan dasar akuntansi.

Setiap transaksi bisnis yang terjadi di suatu perusahaan, mempengaruhi minimal dua akun. Berapa pun jumlah akun yang terlibat dalam sebuah transaksi, jumlah debit dan kredit akan selalu sama dalam setiap transaksi. Hal ini memenuhi kaidah persamaan dasar akuntansi dimana Aset = Kewajiban + Ekuitas. Karena persamaan ganda ini dan pengaruh transaksi terhadap minimal dua akun ini, sistem akuntansi yang demikian disebut dengan sistem akuntansi berpasangan (double entry system).

Setiap transaksi bisnis yang terjadi di suatu perusahaan, mempengaruhi minimal dua akun. Sistem akuntansi berpasangan (double entry sistem) merupakan alat yang dapat digunakan untuk menganalisis transaksi. Langkah-langkah dalam menganalisis transaksi bisnis bisa dilakukan dalam urutan sebagai berikut:

1.      Tentukan pengaruh suatu transaksi pada akun aset, kewajiban, ekuitas pemilik, (termasuk akun pendapatan maupun akun beban).

2.      Tentukan pengaruh transaksi tersebut pada setiap akun, apakah akun tersebut mengalami kenaikan atau penurunan.

3.      Tentukan apakah kenaikan atau penurunan akun tersebut harus dicatat di sebelah kredit atau sebelah debet.

Untuk menganalisis pengaruh suatu transaksi terhadap akun-akun aset, kewajiban maupun ekuitas pemilik, perlu diingat kembali persamaan dasar akuntansi dan aturan pendebitan dan pengkreditan. Analisis transaksi didasarkan pada aturan pendebitan dan pengkreditan dalam persamaan dasar akuntansi.

Ada tiga jenis akun pada persamaan dasar akuntansi yaitu aset (assets), kewajiban (liabilities) dan ekuitas (capital). Pencatatan transaksi ke dalam tiga akun ini diperlukan aturan pendebitan dan pengkreditan seperti yang dijelaskan pada bab sebelumnya.

Membuat Pencatatan Transaksi Ke Dalam Akun

Sebagaimana diketahui akun sebagai tempat untuk mencatat transaksi mempunyai dua sisi, yaitu sisi debit dan kredit. Transaksi keuangan yang terjadi perlu dicatat pada akun. Mencatat transaksi pada akun disebelah debit , sedangkan mencatat transaksi pada akun disebelah kredit disebut mengkredit. Dalam rangka mencatat transaksi pada pembukuan berpasangan (double entry bookeping), dapat dilakukan sebagi berikut:

1.      Setiap transaksi dicatat minimal pada 2 akun yang berbeda

2.      Setiap akun dicatat pada posisi yang berlawanan ( yang satu debit maka yang kredit).

3.      Debit dan kredit dicatat pada jumlah yang sama.

Berikut adalah langkah-langkah pencatatan transaksi ke dalam akun:

1.   Transaksi yang terjadi di perusahaan akan dicatat dalam dokumen sumber (a source document). Contoh dokumen sumber atau bukti transaksi diantaranya adalah kuitansi pembayaran atau penerimaan kas, faktur pembelian, faktur penjualan, kartu jam kerja, dan lain-lain.

2.   Transaksi yang terjadi dalam suatu periode dicatat menurut urutan kejadiannya dalam sebuah buku. Pencatatan ini lazimnya disebut dengan membuat jurnal. Dengan demikian mencatat transaksi sama artinya dengan menjurnal transaksi Buku yang digunakan untuk mencatat transaksi atau membuat jurnal ini disebut dengan buku harian. Disebut buku harian karena pencatatan dalam buku ini harus dilakukan menurut urutan kejadiannya (kronologisnya) yang umumnya dilakukan setiap hari.

3.   Dengan demikian jurnal dalam buku harian merupakan catatan permanen atas semua transaksi bisnis perusahaan. Jurnal ini dilakukan atas dasar dokumen sumber yang disebut dengan bukti transaksi menurut aturan debit kredit sebagaimana telah dibahas pada bab sebelumnya.

4.   Langkah berikutnya setelah membuat jurnal adalah memindahkan catatan di buku harian ke kelompok akun-akun yang disebut dengan buku besar (the ledger). Proses memindahkan dan mengelompokkan catatan dari buku harian ini ke dalam buku besar (the ledger) disebut dengan proses posting. Pada akhir periode setelah semua transaksi dicatat dalam buku harian (jurnal) dan diposting ke akun seluruhnya dalam buku besar saldo untuk masing-masing akun dihitung. Saldo adalah perbedaan antara sisi debit dengan sisi kredit untuk setiap jenis akun.

5.   Langkah terakhir adalah menyiapkan daftar semua akun dan saldonya. Daftar ini disebut dengan neraca saldo (the trial balance). Neraca saldo dipersiapkan untuk melihat kesamaan debit dan kredit akun-akun yang ada di buku besar (the ledger). Ringkasan akun beserta saldonya yang terdaftar dalam neraca saldo (the trial balance) ini digunakan sebagai dasar untuk menyiapkan laporan keuangan.